Funciones del Presidente de la Comunidad:
Función del Presidente de representar a la comunidad. (I)
La función de Representación del Presidente de la comunidad es un trámite meramente formal en muchos casos, pero en otros constituye un foco de problemas si no se hace correctamente.
La representación de la Comunidad de Propietarios es una función esencial del Presidente. Como Administradores de Fincas en Málaga, solemos resolver diferentes cuestiones de los presidentes relacionadas con esta atribución fundamental, hasta dónde llega su representación y su poder de elección.
Las funciones del Presidente de la comunidad de vecinos en en la firma presupuestos de obras
En primer lugar, el presidente tiene esta función otorgada por Ley (art. 13. 3 LPH), que estipula que: “el presidente ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten.” Por tanto, no necesitará pedir la autorización de la Junta en todos los casos en los que actúe como representante sin necesidad de que su voluntad a consenso de los vecinos:
Estos son los casos de reparaciones urgentes o de simple mantenimiento (artículo 20.1 c.) siempre dando cuentas posteriormente en la junta ordinaria de ello. Esto siempre que no exista el cargo de administrador de fincas, ya que en ese caso sería él el encargado de ordenar las reparaciones urgentes y el Presidente y la Junta posteriormente tendrían el Derecho a ser informados.
La función del Presidente de la comunidad en la firma de contratos.
La función del Presidente de aceptar presupuestos que no requieran un desembolso económico importante, como pueden ser todas tareas de mantenimiento diario de la comunidad, es como hemos dicho una función importante que sin embargo tiene sus límites:
No estarían comprendidas dentro de las funciones del presidente de la comunidad las obras de reparación que supongan un desembolso importante o no sean servicios obligatorios como las obras de la fachada, la contratación y el cese de los trabajadores de la Comunidad (por ejemplo conserje, o el cargo de administrador de fincas, ya que esto debe ser decidido por la Junta de Propietarios.
Sentencias que tratan el tema de la extralimitación de las funciones del Presidente de la comunidad son: STS 6837/2011 Tribunal Supremo. Sala de lo Civil o la Sentencia Nº 204/2012 de TS, Sala 1ª, de lo Civil, 27 de Marzo de 2012.
Además de ser legal, esta representación es orgánica, es decir, que con sus actos vincula a toda la Comunidad, incluyendo a propietarios disidentes.
Casos en los que el Presidente no representa a la comunidad de vecinos:
- En situaciones jurídicas que se originaron antes de la constitución de la Comunidad, como el alquiler de un local comercial, por ejemplo.
- A la hora de defender bienes privativos de los propietarios, salvo que también estén afectados bienes comunes, considerando un voto favorable en Junta como un poder individual. Un ejemplo serían los daños ocasionados a zonas comunes y a zonas privativas ocasionados en una obra de mantenimiento del edificio.
- En los casos previstos en el art. 14 LPH, que son competencias exclusivas de la Junta.
Función del Presidente de representación de la comunidad en juicio
Alguien tiene que ser demandante y demandado, alguien tiene que ser parte pasiva y activa, ya que la comunidad de vecinos no puede serlo porque la comunidad de propietarios, a diferencia de una empresa o una persona física, no tiene capacidad jurídica, es “un ente sin personalidad jurídica”.
El administrador de fincas nunca obstentará la respresentación de la comunidad de vecinos.
Es obvio que para que el Presidente pueda promover cualquier acción judicial en beneficio de la comunidad deberá obtener previa autorización expresa por la Junta. En nuestra experiencia como administradores de fincas en Málaga, muchos presidentes nos preguntan que si su función de representante de la comunidad les obligará a realizar alguna actuación especial en el juicio y la respuesta es negativa, ya que la obstentación de la función de representación es meramente formal:
Clave aquí es La Ley 1/2000, de 7 de enero, de enjuiciamiento civil, que en su artículo 6 habla de:
“Las entidades sin personalidad a que se refiere el número 5º del apartado 1 del artículo anterior comparecerán en juicio por medio de las personas a quines la ley, en cada caso, atribuya la representación en juicio de dichas entidades”
Funciones del Presidente de la comunidad de vecinos en caso de actividades molestas. (II)
Los Administradores de Fincas de Málaga debemos asesorar a Presidentes de Comunidades para que puedan lidiar con situaciones desagradables, que se dan más a menudo de lo que pensamos, pero cuya solución nos la da el propio Derecho. En este apartado nos centraremos en qué tiene que hacer el Presidente cuando se produzcan actividades que puedan resultar molestas, que estén prohibidas, o incluso que sean insalubres, nocivas o peligrosas.
Comunicar y solicitar el cese de la actividad prohibida en la comunidad, bajo apercibimiento de tomar otro tipo de medidas si no accede.
Lo primero que deberá hacer es comunicar al infractor (el ocupante del inmueble, que puede ser o bien un propietario, o bien un arrendatario) que la Comunidad se opone a la actividad que realiza y pedirle que cese de la misma. Este requerimiento puede realizarse al titular, aunque no sea éste quien la realice, bastando con que la lleve a cabo cualquiera de los ocupantes. Pero además de comunicarlo, en el requerimiento se especificará un plazo concreto para que el ocupante deje de realizar la actividad molesta, como por ejemplo dos o tres días, pero en cualquier caso un plazo razonable para que la exigencia pueda ser atendida.
Además, se tendrá que advertir en el requerimiento que se le demandará en caso de que no cese en su conducta, por lo cual es necesaria la fijación del plazo antes mencionado, para poder entender que se ha incumplido con la buena práctica procesal deberá acreditarse la recepción del requerimiento, pero el Presidente de la Comunidad no estará obligado a notificarlo en persona, sino que podrá hacerlo a través del conserje o del propio Administrador de Fincas autorizado por el presidente.
Desde nuestra Administración de Fincas en Málaga, recomendamos que el documento lo elabore el administrador de fincas, ya que evitará problemas de convivencia en la comunidad, y si la cosa va a mayores se efectuaría la demanda firmada obligatoriamente por el Presidente, que es quien obstenta la Representación de la comunidad.
¿Qué pasa si el infractor hace caso omiso al requerimiento del Presidente de la comunidad?
En el caso en que el infractor se niegue a cumplir el requerimiento, una vez pasado el plazo dado para el cese de la actividad, se convocará a la Junta de Propietarios en sesión extraordinaria para autorizar al Presidente de la Comunidad a ejercitar la acción judicial de cesación. Si la cosa pudiera esperar se trataría el tema en la Junta ordinaria, pero normalmente son temas que han de tratarse rápidamente.
De hecho, la demanda deberá acompañarse del acuerdo de la Junta de Propietarios, junto con todas las pruebas que estimen, como fotografías donde se plasme la actividad realizada o los testigos de la misma.
Sanciones a las que se enfrenta el propietario molesto
Además del cese de la actividad, al Juez se le puede solicitar indemnización por daños y perjuicios e incluso la privación del uso del inmueble, en los casos más graves:
Un vecino violento que agredió a otros vecinos físicamente, degradó las zonas comunes y realizó ruidos poniendo la música a todo volumen constantemente fue condenado a 2 años de privación de uso del inmueble en la SAP Álava (Sección 1ª) núm. 186/2014 de 15 julio (AC 2014\1659).
La pérdida del derecho de uso viene aparejada la pérdida de los derechos políticos del propietario, como asistir a las juntas o el derecho al voto, durante el tiempo en que esté privado del uso. No obstante, en caso de que el inmueble sea propiedad de varios titulares y sólo uno de ellos quede privado del uso, el otro podrá seguir ejerciendo sus derechos políticos.
¿Qué pasa si el Presidente no quiere realizar el requerimiento?
Por último hablaremos de un supuesto que nos han preguntado con relativa frecuencia en nuestra experiencia como administradores de fincas en Málaga, el supuesto de que sea el propio Presidente de la Comunidad quien se oponga a llevar a cabo el requerimiento cuando lo hayan solicitado uno o varios comuneros, y no exista administrador en la comunidad, deberá convocarse la Junta de Propietarios, la cual podrá aprobar por la mayoría del 17.7 LPH que el presidente deba realizarlo. El acta de la Junta ya serviría para poder comunicar al propietario molesto que deje de actuar de esa manera, ya que el acta debe llevar la firma del Presidente de la comunidad de propietarios.
¿Quién puede ser Presidente de una Comunidad de propietarios? ¿Cómo es el procedimiento de elección? (III)
En este apartado nos centraremos en quien puede ser Presidente de una comunidad de propietarios o de vecinos. Queremos ayudar a los Presidentes de las comunidades de propietarios a ejercer sus funciones correctamente y a esclarecer sus posibles dudas, amén de que nosotros, como Administradores de Fincas, podamos ayudarles a resolver cualquier cuestión o problema que pueda surgir en un futuro.
Entrando en el contenido que da título a este artículo, pasaremos a enumerar las características que debe tener el Presidente de una Comunidad para poder ser nombrado, y el procedimiento para su nombramiento, aceptación y duración del cargo:
El Presidente debe ser propietario.
Parece una perogrullada, pero debemos esclarecer que para poder ser Presidente de una Comunidad de Propietarios hay que ser propietario, de manera que en ningún caso podrá serlo alguien que no sea propietario de uno de los inmuebles, ni siquiera un familiar (como un hijo o un sobrino) de uno de los propietarios. Un hijo puede asistir a una junta en representación de sus padres, pero nunca en calidad de presidente.
Por supuesto, el nombramiento como presidente de cualquier no propietario será nulo, por lo que no sólo podrá impugnarse sin plazo límite para ello, sino que además puede darse el caso de que se demande a un moroso y acabe desestimándose la demanda al alegar falta de legitimación activa. El mismo resultado se dará en los casos en los que el Presidente ha sido elegido sin respetar el procedimiento legal
En el caso de copropiedad, por ejemplo en una herencia con varios beneficiarios, cualquiera de los cotitulares podría ejercer el cargo del Presidente. Si por sorteo ha sido elegida esa propiedad, y ninguno de ellos quiere ejercer el cargo, se tendrá que hacer un sorteo interno entre los mismos.
El Presidente de una Comunidad de Propietarios puede ser persona física o persona jurídica, de manera que si se nombra presidente a una sociedad (empresa), la persona que ejerza el cargo de presidente será el representante de la sociedad, de manera que si cambia su órgano de administración y se nombra a otro representante de la sociedad, será este otro el que pase a ejercer el cargo de presidente.
Procedimiento y sistemas de elección.
Según el artículo 13.2 de la Ley de Propiedad horizontal (LPH en adelante), el Presidente podrá ser nombrado por elección, y subsidiariamente por turno rotatorio o sorteo. Esto es siempre y cuando no se hubiera acordado en junta anterior o en los estatutos que se haga por rotación o por sorteo, ya que en este caso sería el procedimiento primero, en contra de lo que la ley dice.
Por lo tanto normalmente se comenzará intentando elegir a mano alzada o mediante voto secreto (no dice nada la ley a este respecto). Los demás sistemas serán subsidiarios de éste (es decir, sólo se utilizarán si el método de elección directa no funciona) de acuerdo al sistema de mayorías del artículo 17 de la LPH:
“En primera convocatoria, será elegido por la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación. En segunda convocatoria, para elegir el cargo de Presidente de la comunidad serán válidos los acuerdos adoptados por la mayoría de los asistentes, siempre que ésta represente, a su vez, más de la mitad del valor de sus cuotas. En caso de no haber candidatos a la elección, se nombrará presidente por turno rotatorio o sorteo. Y en caso de no poder designarse por estos procedimientos, se acudirá al Juez de Primera Instancia que resolverá.”
Obligación de asumir el cargo de presidente por sorteo.
El cargo debe aceptarse y ejercerse obligatoriamente, salvo que el propietario nombrado pruebe ante el Juez la imposibilidad de ejercerlo, como por falta de aptitud física o psíquica, falta de formación, residencia habitual muy alejada de la Comunidad, o el ejercicio de una actividad que dificulte o impida el ejercicio del cargo.
¿Y si no acepta el nombramiento?
En caso de no aceptarse el nombramiento por sorteo, abandonando la función de representante legal de la Comunidad y el resto de sus funciones, el Presidente de la Comunidad será responsable de los daños y perjuicios que esto cause a la Comunidad. La propia Comunidad podrá ejercitar una acción de responsabilidad en acuerdo adoptado en Junta convocada por los propietarios a estos efectos, por al menos el 25% de los propietarios o el 25% de las cuotas de participación. En este acuerdo se nombrará a un nuevo Presidente, que actuará contra el anterior en representación de la Comunidad.
¿Cuánto dura el cargo de Presidente?
3º – El cargo de Presidente de la Comunidad dura un año, salvo que los Estatutos dispongan otra duración, inferior o superior (en este último caso el presidente no sería privado de sus funciones). Eso sí, deberá indicarse como punto en el orden del día de la renovación de los órganos de dirección.
La función del Presidente de convocar la Junta, presidirla y realizar el acta. (IV)
Una labor fundamental que lleva a cabo el Administrador de Fincas es la redacción de la Convocatoria de la Junta, que deberá ser firmada por el Presidente (o por el secretario-administrador en ciertos casos). A continuación iré desglosando los pasos a seguir para realizar la Convocatoria correctamente y cómo resolver los problemas que pueden surgir:
Tenemos dos tipos de Junta, la ordinaria, que debe ser convocada al menos una vez al año, para aprobar los presupuestos y cuentas, y la la extraordinaria, que podrá ser convocada mientras lo pidan o bien el 25% de los propietarios , o bien un número de ellos con al menos el 25% de las cuotas de participación.
La Junta ordinaria deberá convocarse por el Presidente con al menos 6 días de antelación, y las extraordinarias por sus promotores con la antelación con la que sea posible para que pueda llegar a conocimiento de todos los interesados. Deberán notificarse a todos los comuneros, y en caso de no poder notificarse a alguno de ellos, se deberá colgar en el tablón de anuncios de la comunidad, y se considerará notificada a los tres días siguientes de haberse colgado.
La extraordinaria podrá ser convocada mientras lo pidan o bien el 25% de los propietarios , o bien un número de ellos con al menos el 25% de las cuotas de participación.
En ambos tipos de juntas cualquier propietario podrá pedir añadir al orden del día cualquier punto que considere, para lo cual el Presidente estará obligado, salvo que sea improcedente o se haya votado sobre ese mismo punto en ese mismo año.
Para que la Junta sea válida, se exige un quórum de al menos el 25% de los propietarios o el 25% de las cuotas de participación, sin contar a aquellos que no estén al corriente de pagos. Deberá presidirla el Presidente de la Comunidad, o en caso de negativa, el Vicepresidente o cualquiera de los miembros de la junta rectora.
En caso de falta de quórum en primera convocatoria, cabrá una segunda convocatoria. Esta podrá haber sido debidamente anunciada junto a la primera, para celebrarse media hora después el mismo día, o convocarse posteriormente, tras ocho días naturales, informando a los comuneros con al menos tres días de antelación. En esta segunda convocatoria no hará falta quórum.
Los propietarios podrán ir representados, simplemente entregando un documento a su representante donde deberán figurar su nombre y apellidos, DNI, piso o local en propiedad, autorización expresa con referencia a nombre y apellidos del representante, firma y fecha.
Terminada la Junta, deberá redactarse un acta por el secretario-administrador, que será firmada por el Presidente (o en caso contrario, por el propio administrador). Cuando se elige un nuevo Presidente, quien firma el acta es el presidente saliente.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
SERVICIOS BÁSICOS: ÁREA ECONÓMICO-CONTABLE Y ASESORÍA:
1.- Facturación y puesta al cobro mediante domiciliación bancaria de los recibos que por cuotas ordinarias y extraordinarias fije la Comunidad de Propietarios.
2.- Custodia de los fondos que se encuentren en su poder, preservando que estén a disposición de la Comunidad de Propietarios, en las personas que la Junta de Gobierno autorice (aclarando QUIÉN y QUIÉN NO tiene firma bancaria).
3.- Control, reclamación y gestión amistosa de cobro de los recibos generados por cualquier concepto y pendientes de pago.
4.- Control actualizado de la contabilidad de la Comunidad de Propietarios mediante su apertura conforme a las habituales normas y reglas económicas. (Es importante dejar clara la periodicidad en que esa información deberá ser puesta a disposición del Presidente de la Comunidad de Propietarios y los comuneros).
5.- Control de gastos y elaboración del presupuesto anual.
6.- Ejecución de los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios.
7.- Elaboración de contratos civiles o mercantiles necesarios para el normal desarrollo de la actividad de la comunidad (contratos de obra, de suministro de servicios, alquiler etc.)
8.- Asesoramiento a la Comunidad de Propietarios en materia de propiedad horizontal cuantas veces sea requerido.
ÁREA DE SECRETARÍA:
1.- Confección y envío de convocatorias para las juntas tanto ordinarias como extraordinarias. En este punto, también resulta muy conveniente aclarar cuándo y de qué manera se enviará a los vecinos la información adjunta a las convocatorias (cuentas anuales, convocatorias, estados contables, trimestrales, lo que desee el cliente).
2.- Asistencia personal a la junta ordinaria y las extraordinarias que sean necesarias en el periodo anual que fije el contrato, levantando acta de la sesión que deberá ser firmada en ejercicio de su condición de secretario, con detallada transcripción al libro correspondiente y posterior envío, de un ejemplar, a todos y cada uno los Propietarios. (Especificar cuál es el coste adicional de la asistencia a las juntas extraordinarias, si éstas se facturan aparte).
3.- Redacción y envío de cuantas circulares, cartas, escritos, solicitudes, apercibimientos o notificaciones escritas que sean necesarias redactar y remitir, tanto a los Propietarios como a organismos oficiales, entidades privadas, proveedores, etc.
4.- Firma de los certificados que acrediten la situación de deudas, y que pudieran servir de base para la interposición del procedimiento judicial que proceda, en aras a la reclamación de deudas. (Aclarar el coste de estos servicios si se facturaran aparte).
5.- Firma de la certificación del acuerdo comunitario para el ejercicio de la acción de cesación por vecinos molestos.
6.- Tenencia, custodia y actualización de los ficheros de datos, tanto en soporte informático como en papel de los Propietarios que conforman la Comunidad, registrando los cambios tanto domiciliarios y a efectos de notificaciones, como de titularidad de los inmuebles (pisos y locales).
7.- Custodia del libro de actas, asegurando la conservación por cinco años de las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes que traigan consecuencia de las reuniones.
8.- Tratamiento y custodia de los datos de carácter personal de los que se disponga, en estricta aplicación a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante L.O.P.D). Es muy interesante aclarar si este trabajo va a ser asumido por el propio despacho profesional, o se va a contratar un servicio externo, dejando los registros de la Agencia Española de Protección de datos a una empresa especializada en estas gestiones.
ÁREA DE GESTIÓN Y CONSERVACIÓN:
1.- Contratación de nuevos servicios y suministros, o sustitución de los antiguos, según aquellos acuerdos tomados al respecto por la Comunidad de Propietarios, y previamente autorizados por esta.
2.- Atención de llamadas o avisos de averías y siniestros, estableciendo lo necesario para solventar la situación, bien a través de los distintos servicios técnicos recomendados por el despacho, o mediante los que la Comunidad de Propietarios designe como de su confianza. Conviene tener claras las preferencias de cada comunidad.
3.- Valoración de los inmuebles, a efectos de la contratación de los seguros de riesgo correspondientes.
4.- Seguimiento de siniestros, de forma complementaria a la propia compañía de seguros de la comunidad. Incluso denuncia a la Policía de delitos de daños, robo, actos vandálicos o malintencionados, y cualesquiera otras infracciones penales que causen perjuicio patrimonial a la comunidad como ente independiente.
5.- Control administrativo de las obras y trabajos de conservación y mantenimiento ordinario, gestionando presupuestos de los servicios con los distintos proveedores o técnicos.
